Ketua Yayasan / Direktur / Pimpinan
Pimpinan Institusi / Yayasan Pendidikan
di Tempat.
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami menyampaikan penawaran solusi transformasi digital pendidikan yang dirancang untuk membantu institusi bergerak lebih cepat, tertata, akuntabel, dan siap menghadapi kebutuhan layanan pendidikan modern.
Menghadapi tuntutan era digital dan kebutuhan penilaian akreditasi yang semakin dinamis, pengelolaan data akademik dan birokrasi yang cepat, valid, serta terintegrasi telah menjadi kunci utama bagi kemajuan sebuah institusi pendidikan. Kami menyadari bahwa operasional yang masih bersifat konvensional atau penggunaan sistem data yang saling terpisah (silo data) seringkali menghambat laju perkembangan institusi dan membebani kinerja staf pendidik maupun kependidikan.
Dalam rangka mendukung langkah reformasi tata kelola institusi di Pimpinan Institusi / Yayasan Pendidikan, kami dari tim Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren) mengajukan solusi Enterprise Education (Sistem Informasi Terpadu). Aplikasi ini dirancang secara khusus untuk mendigitalkan seluruh siklus manajerial kampus/sekolah—mulai dari Penerimaan Peserta Didik Baru (PMB/PPDB), Pengisian Rencana Studi (KRS), Penilaian (LMS), Tata Kelola Keuangan, Manajemen Aset, hingga Pelaporan Nasional—hanya dalam satu pintu akses (Single Sign-On).
Ringkasan Eksekutif Penawaran
Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren) tidak hanya diposisikan sebagai aplikasi administrasi, tetapi sebagai ekosistem digital pendidikan yang menghubungkan proses akademik, pembayaran, kepegawaian, persuratan, pelaporan, anjungan mandiri, layanan antar jemput, dan dashboard pimpinan ke dalam satu basis data yang konsisten.
Dengan pendekatan implementasi bertahap, institusi dapat memulai dari modul prioritas, kemudian berkembang menuju tata kelola digital yang lebih lengkap tanpa perlu membangun sistem secara terpisah-pisah.
Satu Data, Banyak Layanan
Data akademik, pembayaran, surat, SDM, dan laporan pimpinan dapat bergerak dalam satu alur kerja yang lebih rapi dan mudah diaudit.
Lebih Cepat Mengambil Keputusan
Dashboard manajemen membantu pimpinan melihat kondisi layanan, capaian, tunggakan, aktivitas, dan performa secara lebih cepat.
Mendukung Banyak Pihak
Sistem dirancang untuk pengguna internal maupun eksternal: pimpinan, operator, dosen/guru, mahasiswa/siswa, wali, bendahara, dan unit layanan.
Tertib, Terukur, dan Akuntabel
Setiap proses dapat diarahkan menjadi lebih terdokumentasi, memiliki jejak aktivitas, dan mendukung kesiapan audit maupun akreditasi.
Mengapa Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren) adalah Pilihan Tepat untuk Institusi Anda?
- Terintegrasi & Terlengkap: Menyediakan ekosistem komprehensif yang mencakup Modul Akademik (mendukung Kurikulum OBE & Ganda), Keuangan & Payment Gateway, Tata Persuratan, Perpustakaan Digital (OPAC), Aset Institusi, hingga Kepegawaian (HRIS/Payroll).
- Dukungan 1-Click Sync (PDDIKTI & EMIS): Sinkronisasi data pelaporan nasional dapat dilakukan secara otomatis, membebaskan tim operator dari rutinitas double-entry.
- Pembayaran Digital Otomatis: Dilengkapi fasilitas Host-to-Host dengan jaringan Bank (Virtual Account) dan QRIS. Tagihan yang dibayarkan wali murid akan seketika mengubah status menjadi LUNAS di sistem tanpa perlu verifikasi manual.
- Modul Antar Jemput: Mendukung pengelolaan kendaraan, sopir, kenek, rute, jadwal, kartu penjemput, scan barcode/RFID di gerbang, monitor antrian, panggilan soundbox kelas, serta audit serah terima siswa/mahasiswa/peserta.
- Inovasi Anjungan Mandiri (Kiosk): Integrasi opsional dengan perangkat keras Anjungan (layar sentuh) untuk memungkinkan mahasiswa/siswa mencetak KHS, KRS, atau Surat Keterangan secara mandiri. Perangkat ditenagai Mini PC Industrial Intel i5, RAM 8GB DDR3, SSD 256GB, dan Chasing plat besi 2mm.
- Arsitektur UI/UX Ganda: Kebebasan memilih antarmuka Tipe Klasik (berbasis ZK Framework yang super stabil & ringan) atau Tipe Modern (berbasis Bootstrap dengan export to Excel dan visualisasi mutakhir).
Implementasi Kurikulum OBE Terintegrasi
Sistem mendukung implementasi Outcome Based Education (OBE) secara menyeluruh dengan hierarki capaian terstruktur sesuai standar nasional:
- Hierarki Capaian OBE: Sub-CPMK → CPMK (Capaian Pembelajaran Mata Kuliah) → CPL (Capaian Pembelajaran Lulusan, 4 kategori SN-Dikti: Sikap, Pengetahuan, Keterampilan Umum, Keterampilan Khusus) → Profil Lulusan (PL) sebagai fondasi kurikulum program studi.
- 3 Siklus Pemantauan Berkelanjutan: Loop 1 — monitoring ketercapaian CPMK per semester (portofolio mata kuliah); Loop 2 — evaluasi ketercapaian CPL per tahun akademik (laporan program studi); Loop 3 — evaluasi Profil Lulusan setiap 3–5 tahun melalui Tracer Study alumni.
- Dasbor PIKOBE: Skor kesiapan OBE institusi 0–100 dengan tier Bronze (<50), Silver (50–74), Gold (75–86), Platinum (≥87). Menghasilkan rekomendasi Continuous Quality Improvement (CQI) otomatis untuk peningkatan kurikulum yang terukur.
- RPS OBE Lengkap: Setiap RPS menyertakan pemetaan CPL-CPMK dengan bobot penilaian, minimal ketercapaian, instrumen penilaian autentik, dan rumusan Sub-CPMK terperinci.
Tambahan Modul Antar Jemput Terintegrasi
Untuk memperluas layanan operasional institusi, kami juga menambahkan modul Antar Jemput yang dapat digunakan oleh sekolah, kampus, pesantren, dan yayasan dalam mengelola kendaraan, rute, jadwal, kartu penjemput, monitor antrian, serta proses serah terima peserta secara lebih aman.
Kartu & Barcode Penjemput
Petugas gerbang dapat melakukan tap kartu atau scan barcode untuk memvalidasi penjemput yang aktif dan sesuai jadwal.
Jadwal, Rute, dan Manifest
Admin dapat mengatur kendaraan, sopir, kenek, rute, jadwal operasional, dan daftar peserta antar jemput.
Monitor & Soundbox Kelas
Nomor antrian tampil di monitor gerbang dan panggilan peserta dapat dikirim ke perangkat kelas.
Audit Serah Terima
Histori scan, panggilan, waktu keluar kelas, dan konfirmasi serah terima tersimpan sebagai bukti keamanan.
Nilai Strategis yang Diharapkan
Data Lebih Terpusat
Mengurangi pencatatan berulang, memperkecil risiko data ganda, dan mempercepat pencarian informasi lintas unit.
Pembayaran Lebih Transparan
Tagihan, pembayaran, rekonsiliasi, dan laporan dapat dipantau lebih cepat oleh bagian keuangan maupun pimpinan.
Siap Mendukung Mutu
Dokumentasi kegiatan, pelaporan, dan pengambilan data pendukung akreditasi dapat disiapkan lebih sistematis.
Layanan Lebih Modern
Mahasiswa, siswa, orang tua, dan pegawai memperoleh pengalaman layanan yang lebih cepat, mandiri, dan informatif.
Penawaran Skema Investasi Fleksibel
Kami sangat memahami bahwa setiap institusi memiliki kebijakan rencana anggaran yang unik. Oleh karena itu, kami menawarkan skema pembiayaan lisensi yang dapat dipilih sesuai preferensi institusi:
- Skema Berbasis Transaksi (Zero Investment): Institusi tidak dikenakan biaya lisensi dan server bulanan. Biaya operasional layanan ditanggung melalui biaya admin ringan (Rp 7.000) yang disematkan pada setiap transaksi pembayaran uang sekolah/kuliah siswa (minimal 2.000 mahasiswa/siswa aktif).
- Skema Berbasis Pengguna Aktif (Fixed Budget): Institusi menganggarkan biaya sewa lisensi yang pasti, yakni Rp 2.000,- / siswa / bulan (untuk sekolah) atau Rp 4.000,- / mahasiswa / bulan (untuk Perguruan Tinggi). Minimal tagihan dihitung berdasarkan 1.000 peserta didik.
| Skema | Cocok Untuk | Nilai Utama |
|---|---|---|
| Berbasis Transaksi | Institusi yang ingin memulai digitalisasi dengan beban awal lebih ringan. | Lebih fleksibel, tidak membebani lisensi bulanan, dan dapat mengikuti volume transaksi. |
| Berbasis Pengguna Aktif | Institusi yang membutuhkan kepastian anggaran rutin dan prediktif. | Biaya lebih mudah direncanakan, cocok untuk penganggaran tahunan dan kontrol biaya. |
| Hardware Opsional | Institusi yang ingin meningkatkan layanan mandiri, kasir, atau titik layanan publik. | Meningkatkan citra modern, mempercepat pelayanan, dan mengurangi antrean layanan manual. |
Sebagai wujud komitmen layanan prima, seluruh skema di atas sudah termasuk Pelatihan (Training) Daring secara GRATIS. (Untuk pendampingan tatap muka / offline di lokasi, biaya lisensi/jasa trainer tetap gratis, institusi hanya perlu memfasilitasi akomodasi dan transportasi tim ahli kami).
Rencana Implementasi yang Terarah
Agar proses adopsi sistem berjalan efektif, kami menyarankan pendekatan implementasi bertahap yang tetap fleksibel mengikuti prioritas, kesiapan data, dan kapasitas sumber daya institusi.
- Analisis Kebutuhan & Pemetaan Proses: menyelaraskan modul, alur kerja, format laporan, serta kebutuhan integrasi yang paling prioritas.
- Persiapan Data & Konfigurasi Awal: menyiapkan struktur pengguna, hak akses, unit kerja, tahun akademik, akun pembayaran, dan konfigurasi dasar.
- Pelatihan Operator & Uji Coba Modul: memastikan tim internal memahami proses utama sebelum sistem digunakan lebih luas.
- Go-Live Bertahap: modul dapat diaktifkan secara bertahap untuk meminimalkan gangguan operasional harian.
- Pendampingan & Evaluasi: melakukan penyesuaian, monitoring, dan peningkatan sesuai kebutuhan institusi.
Training Pengguna
Pelatihan daring untuk administrator/operator inti agar proses operasional dapat berjalan lebih mandiri.
Dukungan Layanan
Pendampingan teknis untuk membantu adaptasi, koreksi data awal, serta penguatan tata kelola penggunaan sistem.
Selain perangkat lunak, kami menyediakan solusi perangkat keras industrial untuk modernisasi kampus dan sekolah. Hardware ini bersifat opsional, namun dapat menjadi nilai tambah untuk memperkuat layanan mandiri, kasir, cetak dokumen, dan pengalaman pengguna yang lebih modern:
Anjungan Mandiri (ATM)
- 24" Touchscreen + Industrial Mini PC i5
- RAM 8GB + SSD 256GB
- Printer Epson L120 (Cetak KRS/KHS)
- IDR 37.5 jt - 42.5 jt
ANFO POS DUAL (Mesin Kasir)
- Layar Ganda (15.6" Touch + 10" Non-Touch)
- Intel Core i3 + RAM 16GB + SSD 512GB
- Thermal Printer + Cash Drawer RJ-11
- IDR 30.000.000 / Paket
Ketentuan Pengadaan Hardware:
Pengadaan Hardware bersifat opsional & di luar sewa Software. Harga belum termasuk Pajak & Ongkir luar Jabodetabek.
Syarat: DP Rp 30 Juta di awal, proses manufaktur kurang lebih 1 bulan.
Usulan Tindak Lanjut
Kami merekomendasikan sesi presentasi dan live demo untuk menunjukkan alur sistem secara nyata, sekaligus memetakan modul yang paling tepat untuk kebutuhan Pimpinan Institusi / Yayasan Pendidikan.
Besar harapan kami dapat segera menjadwalkan presentasi langsung (Live Demo) dan berdiskusi lebih lanjut untuk merumuskan kemitraan terbaik dengan Bapak/Ibu.
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Atas waktu dan perkenan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Tim Pengembang Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren)