Draf PKS | Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren)

PERJANJIAN KERJA SAMA

PENGADAAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI TERPADU
(ENTERPRISE EDUCATION)

Nomor: ...... / PKS / 2026

Pada hari ini, Sabtu tanggal 18 bulan April tahun 2026, bertempat di ......................................., kami yang bertanda tangan di bawah ini:

........................................................., selaku [JABATAN PIMPINAN], yang bertindak untuk dan atas nama [NAMA INSTITUSI/YAYASAN KLIEN], berkedudukan di [ALAMAT INSTITUSI]. Untuk selanjutnya di dalam Perjanjian ini disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
[NAMA PENYEDIA SISTEM / KONSULTAN], selaku Representatif/Konsultan dari Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren), berkedudukan di Jl. Lembah Pinus Raya A3/87 Pamulang Timur, Kec. Pamulang, Tangerang Selatan 15417 (Kontak: 021-74718187). Untuk selanjutnya di dalam Perjanjian ini disebut sebagai PIHAK KEDUA.

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama selanjutnya disebut sebagai "PARA PIHAK". PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut:

Bahwa PIHAK PERTAMA adalah sebuah institusi pendidikan yang membutuhkan sistem informasi manajemen akademik dan operasional (ERP) yang komprehensif, modern, dan terintegrasi.
Bahwa PIHAK KEDUA adalah badan/pihak penyedia layanan teknologi informasi yang memiliki kompetensi, hak cipta, dan kewenangan atas perangkat lunak Sistem Informasi Terpadu (Enterprise Education).

Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat untuk mengikatkan diri dalam Perjanjian Kerja Sama Implementasi Layanan Enterprise Education dengan ketentuan dan syarat-syarat yang diatur dalam pasal-pasal berikut:

PASAL 1
DEFINISI

Kecuali ditentukan lain dalam konteks kalimatnya, istilah-istilah di bawah ini memiliki pengertian sebagai berikut:

Sistem / Perangkat Lunak adalah aplikasi Enterprise Education berbasis web dan seluler yang dikembangkan oleh PIHAK KEDUA (mencakup platform eCampus, eSchool, dan/atau ePesantren).
Perangkat Keras (Hardware) adalah unit fisik Anjungan Transaksi Mandiri (Kiosk) yang pengadaannya bersifat opsional dan terpisah dari layanan lisensi perangkat lunak.
Implementasi adalah serangkaian kegiatan yang mencakup instalasi, konfigurasi, migrasi data, serta pelatihan penggunaan (training) Sistem kepada sumber daya manusia milik PIHAK PERTAMA.

PASAL 2
RUANG LINGKUP PEKERJAAN & FITUR SISTEM

PIHAK KEDUA sepakat untuk menyediakan, menginstalasi, dan memelihara Sistem Informasi Terpadu bagi PIHAK PERTAMA. Ruang lingkup fungsionalitas Sistem yang disediakan secara komprehensif meliputi:

2.1. Arsitektur & Antarmuka Pengguna (UI)

Sistem dirancang berbasis Java (Spring Boot) dan PostgreSQL, serta menyediakan dua tipe antarmuka (User Interface) yang dapat diakses pengguna, yaitu:

Tipe Klasik: Menggunakan ZK Framework yang sangat tangguh, stabil, dan responsif untuk diakses melalui perangkat Mobile maupun Desktop.
Tipe Modern: Menggunakan Bootstrap, CSS, Font Awesome, dan tools UI/UX terbaru yang mendukung visualisasi grafik dinamis dan fungsi ekspor data real-time (seperti Javascript export to Excel).

2.2. Multi-Portal Pengguna & Keamanan

Akses & Keamanan: Dukungan Single Sign-On (SSO), enkripsi basis data, Audit Trail (pelacakan histori log pengguna), dan persetujuan eksekusi berlapis (multi-level approval).
Multi-Portal: Penyediaan portal spesifik/terpisah untuk Yayasan/Pimpinan (Executive Dashboard), Dosen/Guru, Mahasiswa/Siswa, dan Orang Tua/Wali.

2.3. Modul Tata Kelola Akademik & Pembelajaran

PMB / PPDB Online: Automasi pendaftaran, seleksi Ujian CBT, hingga publikasi kelulusan.
Jadwal & KRS/KHS: Algoritma penjadwalan cerdas anti-bentrok (clash-free), pengisian KRS mandiri, dan pencetakan KHS/Transkrip Nilai.
LMS (Learning Management System): Platform E-Learning terpadu, forum diskusi, integrasi Virtual Meeting (Zoom/Google Meet), dan Ujian Online Anti-Curang.
Kurikulum: Adaptasi Outcome Based Education (OBE) dan Kurikulum Ganda (Diknas & Pesantren).

2.4. Modul Administrasi, Riset, & Pelaporan Nasional

1-Click Sync (Feeder & EMIS): Sinkronisasi data akademik otomatis ke PDDIKTI dan EMIS Kemenag via Web Service API.
Birokrasi & Kemahasiswaan: Modul Tracer Study, pencatatan prestasi, pendaftaran wisuda paperless, manajemen magang (PKL), dan pengajuan cuti/beasiswa.
Pustaka & Riset: Perpustakaan Digital (eLibrary/OPAC), Simlitabmas, SPMI (Akreditasi), E-Journal, dan E-Repository karya ilmiah.

2.5. Modul Keuangan & Aset Institusi

Payment Gateway & Auto-Sync: Penagihan terotomatisasi yang terhubung secara Host-to-Host (Virtual Account, QRIS, E-Wallet, Gerai Ritel). Validasi status "LUNAS" terjadi seketika tanpa verifikasi manual oleh kasir.
Akuntansi & Anggaran: Jurnal otomatis buku besar, neraca, laba-rugi, dan manajemen RKAT (Perencanaan Anggaran).
Aset (e-Procurement): Inventarisasi barcode/RFID, penyusutan (depresiasi), dan tata kelola pengadaan barang.

2.6. Modul SDM (HRIS) & Operasional Kampus Pintar

SDM & Kinerja: Database kepegawaian, penggajian otomatis (Payroll) dengan slip gaji digital, Beban Kinerja Dosen (BKD), dan penilaian KPI (Key Performance Indicator).
Presensi Multi-Metode: Rekapitulasi absensi menggunakan Barcode, Pemindaian Wajah (Face Recognition), Kartu RFID, dan Mobile GPS (Geotagging).
Notifikasi & Komunikasi: Fitur WhatsApp Gateway untuk pengingat tagihan SPP dan laporan absensi ke orang tua, serta sistem persuratan digital.
Unit Usaha: Sistem Point of Sale (POS) koperasi, manajemen Kantin Digital (eKantin) terintegrasi RFID (cashless), dan manajemen les/kursus.

PASAL 3
HAK DAN KEWAJIBAN PARA PIHAK

1. Hak dan Kewajiban PIHAK PERTAMA:

Berhak menerima layanan Sistem Informasi Perangkat Lunak sesuai dengan ruang lingkup pada Pasal 2.
Berhak menerima layanan bimbingan teknis (training) secara daring secara gratis dan dukungan pemeliharaan dari PIHAK KEDUA.
Berkewajiban menyediakan data master awal yang valid untuk keperluan migrasi.
Berkewajiban melaksanakan kewajiban pembayaran yang telah disepakati pada Pasal 4.

2. Hak dan Kewajiban PIHAK KEDUA:

Berhak menerima pembayaran atas penyediaan layanan Sistem (dan perangkat keras, jika ada) dari PIHAK PERTAMA.
Berkewajiban melakukan instalasi, setup infrastruktur (Cloud/On-Premise), dan kustomisasi Sistem.
Berkewajiban menjaga kerahasiaan seluruh basis data milik PIHAK PERTAMA dan menanggulangi apabila terdapat kutu (bug) pada Sistem.

PASAL 4
SKEMA PEMBIAYAAN DAN PEMBAYARAN

4.1. Biaya Lisensi Sistem / Perangkat Lunak

Terkait dengan pembiayaan implementasi dan lisensi penggunaan perangkat lunak (Software), PARA PIHAK sepakat menggunakan model pembiayaan berikut:

[PILIH SALAH SATU DAN HAPUS YANG TIDAK PERLU]

OPSI A (Berbasis Transaksi / Zero Investment):
PIHAK PERTAMA dibebaskan dari biaya lisensi perangkat lunak dan biaya server bulanan. Sebagai kompensasi operasional, PIHAK KEDUA akan membebankan biaya administrasi sistem sebesar Rp 7.000,- (Tujuh Ribu Rupiah) per transaksi pembayaran akademik yang ditanggung oleh pembayar (mahasiswa/wali murid). Khusus metode QRIS dikenakan admin 1%. Berlaku untuk minimum 1.000 pengguna aktif.

-- ATAU --

OPSI B (Berbasis Pengguna Aktif / Fixed Budget):
PIHAK PERTAMA menanggung biaya berlangganan Sistem sebesar Rp 2.000,- /siswa/bulan (untuk tingkat Sekolah) ATAU Rp 4.000,- /mahasiswa/bulan (untuk Perguruan Tinggi). Tagihan dihitung dengan menetapkan jumlah batas minimum (threshold) sebanyak 1.000 pengguna aktif setiap bulannya. Apabila jumlah pengguna aktual di bawah angka tersebut, tagihan tetap dihitung mengikat setara 1.000 pengguna.

4.2. Biaya Pengadaan Perangkat Keras Anjungan (Hardware Kiosk)

Biaya pengadaan perangkat keras fisik mesin Anjungan Transaksi Mandiri (ATM eCampus) bersifat terpisah dan TIDAK TERMASUK ke dalam skema pembiayaan perangkat lunak (Pasal 4.1). Apabila PIHAK PERTAMA menghendaki pengadaan unit Anjungan, harga disepakati sebesar:

Rp 37.500.000,- (Tiga Puluh Tujuh Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) untuk Tipe Non-Touchscreen.
Rp 42.500.000,- (Empat Puluh Dua Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) untuk Tipe Touchscreen (24 Inch).

Spesifikasi perangkat keras mencakup Chasing Plat Besi 2mm (Finishing Cat Duco/Stiker), CPU Mini PC Industrial Intel i5 YC-Series, RAM 8GB DDR3, SSD 256GB, Jaringan Ethernet & Wireless 802.11 b/g/n, Bluetooth, Printer Inkjet Epson L120, QR Scanner 2D, Kamera, Keyboard & Mouse. Perangkat ini sudah tertanam (embedded) OS dan Aplikasi ATM Berbasis Java.

Harga tersebut di luar Pajak dan biaya pengiriman di luar area Jabodetabek. Pembayaran dilakukan dengan skema Down Payment (DP) sebesar Rp 25.000.000,- (Dua Puluh Lima Juta Rupiah) di awal sebelum tahap produksi yang memakan waktu 1 (satu) bulan. Sisa pelunasan dibayarkan saat barang akan dikirim.

4.3. Keterbukaan Negosiasi Kemitraan

PARA PIHAK saling menyadari dan memahami bahwa rincian harga, baik untuk biaya sewa lisensi Perangkat Lunak (Pasal 4.1) maupun pengadaan Perangkat Keras Anjungan (Pasal 4.2), yang tercantum di dalam draf maupun proposal penawaran merupakan nilai penawaran standar yang sangat terbuka untuk dinegosiasikan. PIHAK KEDUA bersedia dan berkomitmen untuk merumuskan penyesuaian kesepakatan nilai akhir, agar Sistem ini dapat segera diimplementasikan secara optimal dan secepatnya memberikan kemanfaatan digitalisasi yang nyata bagi instansi PIHAK PERTAMA.

Segala pajak yang timbul akibat pelaksanaan Perjanjian ini akan ditanggung oleh masing-masing pihak sesuai dengan regulasi perpajakan Republik Indonesia.

PASAL 5
PELATIHAN (TRAINING) DAN PENDAMPINGAN

PIHAK KEDUA memberikan fasilitas Pelatihan Penggunaan Sistem (Training) secara Daring (Online) tanpa dipungut biaya (100% Gratis).
Apabila PIHAK PERTAMA menghendaki Pelatihan/Sosialisasi secara Tatap Muka (Offline/On-site), jasa instruktur dari PIHAK KEDUA tetap tidak dikenakan biaya. PIHAK PERTAMA hanya berkewajiban menanggung seluruh biaya transportasi (tiket perjalanan) dan akomodasi (penginapan) bagi tim implementator PIHAK KEDUA selama bertugas di lokasi PIHAK PERTAMA.

PASAL 6
JAMINAN LAYANAN & PEMELIHARAAN (SLA)

PIHAK KEDUA menjamin bahwa Sistem yang diimplementasikan akan berfungsi dengan baik dan sesuai dengan spesifikasi.
Jaminan Kelangsungan Layanan: PIHAK KEDUA memberikan jaminan mutlak bahwa apabila di kemudian hari terjadi pengunduran diri personel, pemutusan kontrak sepihak dari tim teknis, atau perubahan status manajemen internal dari pihak pengembang/PIHAK KEDUA, Sistem akan tetap dapat digunakan secara normal oleh PIHAK PERTAMA hingga berakhirnya masa kontrak, tanpa adanya penghentian layanan, pemblokiran, atau penuntutan biaya tambahan dari pihak lain mana pun.
Untuk implementasi berbasis Cloud, PIHAK KEDUA menjamin tingkat ketersediaan (Uptime) tidak kurang dari 99% per tahun, di luar waktu pemeliharaan terencana.

PASAL 7
KERAHASIAAN DATA & HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL

Kepemilikan Data: Segala bentuk data akademik, finansial, dan informasi yang diunggah ke dalam Sistem adalah milik sah PIHAK PERTAMA. PIHAK KEDUA berkewajiban menjaga kerahasiaan penuh dan tidak berhak mengeksploitasinya untuk kepentingan komersial lain.
Hak Kekayaan Intelektual (HKI): Segala hak cipta atas desain perangkat lunak, kode program (source code), sistem basis data, dan arsitektur algoritma Enterprise Education mutlak merupakan properti intelektual milik PIHAK KEDUA. PIHAK PERTAMA hanya memegang lisensi hak guna selama masa Perjanjian.

PASAL 8
MASA BERLAKU & PENGAKHIRAN PERJANJIAN

Perjanjian Kerja Sama ini berlaku terhitung sejak ditandatangani untuk jangka waktu ...... (............) tahun dan mengikat sepenuhnya bagi PARA PIHAK.
Apabila Perjanjian ini berakhir atau diputus, PIHAK KEDUA wajib menyerahkan (ekspsor/dump) seluruh basis data milik PIHAK PERTAMA dalam format standar (SQL/CSV/Excel) sebelum akses Sistem ditutup secara permanen.

PASAL 9
KEADAAN MEMAKSA (FORCE MAJEURE)

PARA PIHAK dibebaskan dari tanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan pemenuhan kewajiban apabila disebabkan oleh Force Majeure, yang mencakup: bencana alam, peperangan, huru-hara, epidemi/pandemi berskala nasional, kebakaran, pemogokan massal, serta kebijakan pemerintah yang secara langsung menghalangi pelaksanaan Perjanjian ini.

PASAL 10
PENYELESAIAN PERSELISIHAN

Setiap perselisihan yang timbul berkenaan dengan pelaksanaan Perjanjian ini akan diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat. Apabila dalam waktu 30 (tiga puluh) hari musyawarah tidak mencapai mufakat, PARA PIHAK sepakat untuk menyelesaikan perselisihan melalui jalur hukum di yurisdiksi Pengadilan Negeri .......................................

PASAL 11
LAIN-LAIN DAN PENUTUP

Segala perubahan, penambahan modul fitur, atau pengurangan terhadap ketentuan di dalam Perjanjian ini hanya sah dan mengikat apabila dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh PARA PIHAK dalam bentuk Adendum.
Perjanjian ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) asli, masing-masing bermeterai cukup (Rp 10.000,-), ditandatangani oleh PARA PIHAK, dan mempunyai kekuatan pembuktian hukum yang sama.

Demikian Perjanjian ini dibuat dengan iktikad baik untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh PARA PIHAK.

PIHAK PERTAMA
[NAMA INSTITUSI/YAYASAN KLIEN]

(Materai Rp 10.000 & Tanda Tangan)

...................................................
Pimpinan / Perwakilan Sah

PIHAK KEDUA
Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren)

(Materai Rp 10.000 & Tanda Tangan)

[NAMA PENYEDIA SISTEM / KONSULTAN]
Penyedia Sistem / Konsultan