Solusi eGudang dirancang untuk membantu kantin, koperasi, unit usaha kampus/sekolah/pesantren, maupun bisnis ritel mandiri membangun ekosistem digital terpadu: kasir (POS) yang tetap berjalan meski koneksi internet terputus, stok gudang yang akurat dan teraudit penuh, perhitungan HPP yang presisi dan otomatis, serta pembukuan akuntansi yang selalu sinkron dengan transaksi lapangan.
Proposal ini disusun sebagai dasar kerja sama implementasi eGudang, yaitu modul yang menyatukan kasir (POS) multi-outlet, manajemen gudang berjenjang, perhitungan HPP otomatis, pembukuan akuntansi, dan pengadaan barang dalam satu sistem yang saling terhubung.
Fokus utama penawaran ini adalah membantu unit usaha membangun operasional yang lebih cepat, tertib, akuntabel, mudah diaudit, dan tahan gangguan koneksi — baik sebagai unit usaha (kantin, koperasi, toko kampus) yang bernaung di bawah institusi pendidikan, maupun sebagai bisnis ritel, jaringan koperasi, atau gudang yang berdiri sendiri.
Unit usaha ritel — mulai dari kantin dan koperasi sekolah/kampus hingga jaringan toko dan gudang mandiri — saat ini menghadapi tantangan yang kompleks dalam mengelola stok, transaksi kasir, dan pembukuan secara efektif. Proses yang masih bersifat manual atau semi-manual seringkali memakan waktu, rentan terhadap selisih stok (human error), dan menyulitkan pimpinan memperoleh gambaran keuangan yang akurat secara cepat.
Dua masalah klasik yang paling sering ditemui adalah: kasir yang bekerja secara bersamaan di outlet berbeda dapat menjual stok yang sama tanpa saling tahu (overselling), dan perhitungan HPP (Harga Pokok Penjualan) untuk produk berbasis resep yang masih diketik manual — sehingga rawan salah hitung dan tidak sinkron dengan pembukuan akuntansi.
Oleh karena itu, kami hadir menawarkan eGudang, sebuah solusi Sistem Gudang, POS, dan Manajemen Ritel end-to-end terpadu berbasis web. Modul ini merupakan bagian dari ekosistem Enterprise Education yang lebih luas, sehingga jika Universitas, Sekolah, atau Pondok Pesantren Anda memiliki kantin, koperasi, toko kampus, gudang, atau unit usaha yang didanai investor, modul ini dapat langsung terintegrasi dengan data mahasiswa/siswa/santri/pegawai yang sudah ada — tanpa perlu membangun sistem terpisah atau login ganda.
Visi Kami: Menjadi sistem gudang, POS, dan manajemen ritel terpadu yang unggul dan terpercaya, mendukung unit usaha mengakselerasi kecepatan layanan dan akurasi pembukuan.
Misi Kami:
Kasir dapat melayani pelanggan tanpa jeda, bahkan saat koneksi internet outlet sedang terputus.
Gudang pusat dan cabang menggunakan referensi data yang sama sehingga mengurangi selisih dan duplikasi stok.
HPP dihitung otomatis dari rollup resep sehingga margin laba yang tersaji ke pimpinan lebih dapat dipercaya.
Skema implementasi, infrastruktur, dan pembiayaan (3 opsi) dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan skala unit usaha.
eGudang mengusung konsep All-in-One Platform untuk operasional gudang dan ritel, dengan dua pola pemanfaatan:
Bagi Universitas (eCampus), Sekolah (eSchool), atau Pondok Pesantren (ePesantren) yang memiliki kantin, koperasi, toko kampus, atau gudang sendiri, eGudang terhubung langsung dengan data mahasiswa, siswa, santri, dan pegawai yang sudah ada.
Jaringan ritel, koperasi, atau bisnis multi-outlet yang tidak bernaung di bawah institusi pendidikan — termasuk yang didanai investor — dapat mengimplementasikan eGudang secara independen.
eGudang tidak hanya berperan sebagai aplikasi pencatatan, tetapi sebagai tulang punggung operasional digital yang menghubungkan kasir (POS), gudang, HPP, akuntansi, dan pengadaan dalam satu ekosistem kerja yang konsisten dan teraudit penuh.
Kasir, petugas gudang, tim pengadaan, dan tim akuntansi hanya melihat menu dan data sesuai kewenangan.
POS dapat dipasang sebagai aplikasi (installable) dan tetap mencatat transaksi secara lokal saat internet terputus, lalu tersinkron otomatis.
Arsitektur telah disiapkan untuk perluasan ke Ekspedisi, Investor, dan Kepegawaian Outlet secara bertahap.
Mendukung jejak audit penuh, validasi berlapis, dan rekam historis aktivitas untuk kebutuhan pengawasan internal.
Sistem ini dirancang adaptif untuk merespon kebijakan keamanan data dan pola operasional outlet Anda melalui tiga skema pemasangan (deployment):
Modul eGudang berikut ini merupakan cakupan inti yang telah dibangun, diuji, dan dikeraskan (hardened) — bukan sekadar rencana di atas kertas.
Berbeda dari modul lain yang masih dalam roadmap, ketiga aplikasi klien berikut sudah selesai dibangun dan sudah dirilis resmi — dapat langsung diunduh dan diuji coba sejak dokumen ini disusun:
Tautan unduh resmi (GitHub Releases, gratis): POS Kasir Desktop · POS Kasir Android · Stok Opname Android
Kekuatan utama eGudang terletak pada keterhubungan antar modul. Transaksi dari kasir dapat langsung menjadi dasar pergerakan stok, perhitungan HPP, posting jurnal, hingga laporan manajemen — sehingga unit usaha memperoleh alur kerja yang lebih hemat waktu dan konsisten.
Di atas fondasi POS, Gudang, HPP/Akuntansi, dan Pengadaan yang telah berjalan, arsitektur eGudang telah disiapkan untuk perluasan berikut secara bertahap dan aditif, tanpa mengganggu operasional yang sedang berjalan:
Modul inti pada Bab IV telah dibangun, diuji, dan digunakan — bukan sekadar rencana.
Rute pengiriman multi-titik dari gudang ke beberapa outlet dalam satu perjalanan, manifest pengiriman, bukti serah terima, dan pelacakan kendaraan/BBM. Sudah dipetakan secara arsitektural, rilis bertahap direncanakan.
Model bagi hasil 3-fase yang dapat dikonfigurasi per perjanjian investasi (Fase 0 sebelum BEP pertama: porsi investor lebih besar; Fase 1 antara BEP pertama dan kedua: porsi mulai menyeimbang; Fase 2 setelah BEP kedua: porsi perusahaan meningkat). Persentase tidak pernah dikunci baku (hardcoded), melainkan dikonfigurasi per perjanjian/outlet/brand/tanggal efektif, dilengkapi portal investor real-time (modal, fase berjalan, persentase, akumulasi bagi hasil, jarak menuju BEP berikutnya).
Menggunakan kembali mesin penggajian dan presensi yang sudah matang dan telah dipakai untuk tenaga pengajar (komponen gaji berbasis formula, presensi berbasis shift dengan geofencing, cuti melalui alur persetujuan yang sama) — perluasan ke pegawai ritel/gudang bersifat pekerjaan konfigurasi, bukan rekayasa dari nol.
Skema bagi hasil investor pada banyak sistem sejenis dihitung secara kasar langsung dari omzet kotor. Pendekatan kami sengaja berbeda: distribusi ke investor baru dibangun setelah angka Laba Bersih (setelah HPP, biaya operasional, penyusutan, pajak, dan komponen lain) benar-benar akurat — karena itulah fondasi HPP dan akuntansi otomatis pada Bab IV dibangun lebih dahulu. Urutan pengerjaan ini sendiri merupakan nilai jual: angka yang benar dahulu, baru distribusi bagi hasil dibangun di atasnya.
Implementasi eGudang dilakukan secara bertahap agar proses migrasi data, pelatihan kasir dan petugas gudang, konfigurasi, dan adopsi pengguna dapat berjalan terkendali.
Mengidentifikasi kondisi eksisting, alur transaksi-stok-pembukuan, dan prioritas modul yang akan diaktifkan.
Menyiapkan master gudang/lokasi, produk/resep, harga, hierarki outlet, dan hak akses pengguna.
Memberikan pendampingan penggunaan modul kepada kasir, petugas gudang, tim pengadaan, dan tim akuntansi.
Sistem mulai digunakan pada modul prioritas, dilanjutkan pemantauan dan dukungan teknis sesuai kebutuhan.
Pengaturan parameter sistem, master data gudang/produk, hak akses, dan kebutuhan awal operasional.
Transfer knowledge kepada kasir, petugas gudang, tim pengadaan, dan tim akuntansi agar mampu menjalankan sistem secara mandiri.
Bantuan teknis selama proses implementasi, penyesuaian alur operasional, dan pendampingan saat go-live.
Skema harga eGudang disusun secara berjenjang (tiered) agar biaya berlangganan selaras dengan skala usaha: unit usaha dengan sedikit outlet membayar sesuai kebutuhan minimalnya, sementara unit usaha dengan banyak outlet memperoleh harga per unit yang semakin efisien. Struktur ini terdiri dari dua komponen yang dijumlahkan setiap bulan.
Biaya Bulanan = Paket Modul Pusat + Biaya POS Pertama (tiap Outlet) + Biaya POS Tambahan. Dengan kata lain, setiap Outlet dikenakan biaya POS pertama untuk terminal kasir utamanya, sedangkan terminal kasir tambahan pada Outlet yang sama dikenakan tarif POS tambahan yang lebih rendah. Di tingkat perusahaan/yayasan, satu Paket Modul Pusat dipilih untuk mengonsolidasikan seluruh Outlet.
Semakin banyak jumlah Outlet yang didaftarkan, semakin rendah tarif per unit POS yang berlaku.
| Jumlah Outlet | POS Pertama / bulan | POS Tambahan / bulan / unit |
|---|---|---|
| 1 – 5 Outlet | Rp 249.000 | Rp 99.000 |
| 6 – 20 Outlet | Rp 225.000 | Rp 85.000 |
| 21 – 50 Outlet | Rp 199.000 | Rp 75.000 |
| Lebih dari 50 Outlet | Mulai Rp 175.000 | Mulai Rp 60.000 |
Biaya POS pertama sudah mencakup: transaksi penjualan, pembayaran tunai & nontunai, shift kasir, stok outlet, harga & diskon, data pelanggan, retur & pembatalan, laporan penjualan, pengguna & hak akses, mode offline-first, sinkronisasi transaksi, serta backup cloud standar. Biaya ini belum termasuk perangkat keras (perangkat kasir, printer, scanner) dan biaya jaringan internet di lokasi Outlet.
Paket Modul Pusat dipilih satu kali untuk seluruh jaringan Outlet, bukan per outlet, dan mencakup fungsi konsolidasi, pengadaan, hingga akuntansi.
Konsolidasi Dasar
Rantai Pasok & Produksi
End-to-End
| Aspek | Central Basic | Central Professional | Full Integrated Suite |
|---|---|---|---|
| Biaya Bulanan | Rp 750.000 | Rp 1.500.000 | Rp 2.500.000 |
| Cakupan Gudang & Produksi | Konsolidasi & transfer dasar | Gudang pusat, PR/PO, distribusi, produksi, HPP | Seluruh cakupan Central Professional |
| Cakupan Akuntansi & Investor | Belum tersedia | Belum tersedia | Akuntansi, investor, BEP, audit & analitik |
| Cocok Untuk | Awal konsolidasi banyak outlet | Rantai pasok/produksi aktif | Sistem end-to-end satu atap |
Ilustrasi berikut mengasumsikan rata-rata 2 unit POS per Outlet dan Paket Modul Pusat Full Integrated Suite.
| Skala Outlet | Estimasi Biaya POS | Paket Modul Pusat | Estimasi Total / bulan |
|---|---|---|---|
| 5 Outlet | Rp 1.740.000 | Rp 2.500.000 | Rp 4.240.000 |
| 10 Outlet | Rp 3.100.000 | Rp 2.500.000 | Rp 5.600.000 |
| 30 Outlet | Rp 8.220.000 | Rp 2.500.000 | Rp 10.720.000 |
Selain biaya bulanan di atas, terdapat biaya implementasi awal (sekali bayar) untuk instalasi, konfigurasi, migrasi data, dan pelatihan pengguna:
Opsi Harga Tahunan: tersedia skema pembayaran tahunan (prabayar) dengan penghematan setara kurang lebih 2 bulan biaya berlangganan dibandingkan pembayaran bulanan.
Opsi Pelengkap – Bagi Hasil per Transaksi: bagi unit usaha yang ingin memulai tanpa biaya implementasi di muka, tersedia alternatif skema Bagi Hasil sebesar Rp 50 – Rp 100 per transaksi, dengan nilai minimum yang disetarakan dengan biaya langganan POS reguler.
Struktur harga berjenjang di atas — Paket Modul Pusat, tarif POS per Outlet, biaya implementasi, maupun opsi Bagi Hasil per Transaksi — merupakan standar acuan yang tetap terbuka untuk dinegosiasikan dan disesuaikan sesuai skala jaringan Outlet, kompleksitas kebutuhan, dan kesepakatan akhir. Kami sangat terbuka untuk merumuskan skema yang paling sesuai agar sistem ini dapat segera memberikan manfaat nyata bagi unit usaha Anda.
Kami tidak hanya menawarkan aplikasi, tetapi menawarkan pendampingan transformasi proses kerja operasional. Dengan kerja sama yang terarah, eGudang diharapkan menjadi fondasi digital yang memperkuat kecepatan layanan, akurasi pembukuan, dan pertumbuhan unit usaha dalam jangka panjang.
eGudang dibangun di atas ekosistem Enterprise Education yang telah teruji dan dipercaya oleh puluhan institusi pendidikan. Modul eGudang menghadirkan pendekatan yang sama untuk operasional gudang dan ritel: satu platform, terintegrasi, teraudit, dan siap berkembang bersama pertumbuhan bisnis Anda.
Silakan jalin komunikasi dengan representatif konsultan kami untuk melakukan penjadwalan presentasi, diskusi teknis konfigurasi migrasi, atau sesi negosiasi pendalaman kerja sama.