EGUDANG
Dokumen Penawaran Resmi Siap Cetak

Proposal Penawaran Kerjasama

Implementasi Sistem Gudang, Kasir (POS) & Manajemen Bisnis Ritel Terpadu (eGudang)

Solusi eGudang dirancang untuk membantu kantin, koperasi, unit usaha kampus/sekolah/pesantren, maupun bisnis ritel mandiri membangun ekosistem digital terpadu: kasir (POS) yang tetap berjalan meski koneksi internet terputus, stok gudang yang akurat dan teraudit penuh, perhitungan HPP yang presisi dan otomatis, serta pembukuan akuntansi yang selalu sinkron dengan transaksi lapangan.

Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren)

Nomor Proposal
EE/PROP-GUDANG/2026
Tanggal Dokumen
16 Agustus 2026
Kategori Solusi
Sistem Gudang, POS & Manajemen Ritel Terpadu
Ringkasan Eksekutif

Proposal Transformasi Digital Operasional Gudang & Ritel

Proposal ini disusun sebagai dasar kerja sama implementasi eGudang, yaitu modul yang menyatukan kasir (POS) multi-outlet, manajemen gudang berjenjang, perhitungan HPP otomatis, pembukuan akuntansi, dan pengadaan barang dalam satu sistem yang saling terhubung.

Fokus utama penawaran ini adalah membantu unit usaha membangun operasional yang lebih cepat, tertib, akuntabel, mudah diaudit, dan tahan gangguan koneksi — baik sebagai unit usaha (kantin, koperasi, toko kampus) yang bernaung di bawah institusi pendidikan, maupun sebagai bisnis ritel, jaringan koperasi, atau gudang yang berdiri sendiri.

Offline-ReadyKasir tetap jalan tanpa internet
Real-TimeValidasi stok anti dobel-jual
OtomatisHPP dan posting jurnal akuntansi
TerauditJejak setiap pergerakan stok
Struktur Proposal
  1. Pendahuluan dan latar belakang kebutuhan digitalisasi operasional gudang & ritel.
  2. Visi, misi, tujuan, manfaat, dan nilai strategis implementasi.
  3. Ekosistem eGudang: terintegrasi dengan eCampus/eSchool/ePesantren maupun berdiri sendiri.
  4. Rincian modul serta fungsionalitas sistem yang telah tersedia.
  5. Roadmap pengembangan: Ekspedisi, Investor (bagi hasil), dan Kepegawaian Outlet.
  6. Metodologi implementasi dan layanan pendampingan.
  7. Skema harga (langganan POS per Outlet + Paket Modul Pusat sesuai kebutuhan).

I. Pendahuluan & Latar Belakang

Unit usaha ritel — mulai dari kantin dan koperasi sekolah/kampus hingga jaringan toko dan gudang mandiri — saat ini menghadapi tantangan yang kompleks dalam mengelola stok, transaksi kasir, dan pembukuan secara efektif. Proses yang masih bersifat manual atau semi-manual seringkali memakan waktu, rentan terhadap selisih stok (human error), dan menyulitkan pimpinan memperoleh gambaran keuangan yang akurat secara cepat.

Dua masalah klasik yang paling sering ditemui adalah: kasir yang bekerja secara bersamaan di outlet berbeda dapat menjual stok yang sama tanpa saling tahu (overselling), dan perhitungan HPP (Harga Pokok Penjualan) untuk produk berbasis resep yang masih diketik manual — sehingga rawan salah hitung dan tidak sinkron dengan pembukuan akuntansi.

Oleh karena itu, kami hadir menawarkan eGudang, sebuah solusi Sistem Gudang, POS, dan Manajemen Ritel end-to-end terpadu berbasis web. Modul ini merupakan bagian dari ekosistem Enterprise Education yang lebih luas, sehingga jika Universitas, Sekolah, atau Pondok Pesantren Anda memiliki kantin, koperasi, toko kampus, gudang, atau unit usaha yang didanai investor, modul ini dapat langsung terintegrasi dengan data mahasiswa/siswa/santri/pegawai yang sudah ada — tanpa perlu membangun sistem terpisah atau login ganda.

Identifikasi Masalah & Tantangan Operasional Ritel:
  • Stok Tidak Akurat: Selisih stok fisik dan catatan sering baru diketahui saat opname, bukan saat kejadian.
  • Overselling Kasir Ganda: Dua kasir di outlet berbeda dapat menjual stok terakhir yang sama secara bersamaan.
  • HPP Ditebak, Bukan Dihitung: HPP produk resep sering diketik manual, tidak mengikuti rollup harga bahan baku yang sebenarnya.
  • Jurnal Terpisah dari Transaksi: Posting akuntansi tidak selalu sinkron dan mudah ditelusuri ke dokumen sumbernya.

Arah Solusi yang Ditawarkan

Kondisi yang Sering Terjadi
  • Stok gudang dan outlet tercatat di banyak buku/berkas terpisah.
  • Kasir berhenti total saat koneksi internet terputus.
  • Laporan HPP dan jurnal pimpinan sering terlambat karena rekapitulasi ulang.
Kondisi Setelah Implementasi
  • Satu basis data gudang-pusat-cabang yang terkonsolidasi dan dapat diakses sesuai hak akses.
  • Kasir tetap dapat melayani transaksi walau internet terputus, tersinkron otomatis setelahnya.
  • HPP dan jurnal akuntansi terbentuk otomatis dari transaksi, siap dipantau lewat dashboard.

II. Visi, Misi, Tujuan, dan Manfaat

Visi Kami: Menjadi sistem gudang, POS, dan manajemen ritel terpadu yang unggul dan terpercaya, mendukung unit usaha mengakselerasi kecepatan layanan dan akurasi pembukuan.

Misi Kami:

Tujuan & Manfaat Implementasi

  • Efisiensi Menyeluruh: Otomatisasi transaksi kasir, pergerakan stok, dan posting jurnal, mengurangi pekerjaan manual berulang.
  • Akurasi & Keandalan: Validasi stok server-side mencegah dobel-jual antar kasir yang bekerja bersamaan.
  • Operasional Tanpa Henti: Kasir tetap dapat melayani pelanggan meski koneksi internet outlet terputus.
  • Transparansi Mutlak: Mempermudah pelacakan audit setiap pergerakan stok dan setiap baris jurnal.
  • Pengambilan Keputusan: HPP dihitung otomatis dari resep, bukan diketik manual, sehingga margin laba lebih dapat dipercaya.
  • Kesiapan Pertumbuhan: Fondasi arsitektur disiapkan untuk distribusi antar-outlet dan kemitraan investor di masa mendatang.

Nilai Strategis untuk Calon Mitra

Transaksi Lebih Cepat

Kasir dapat melayani pelanggan tanpa jeda, bahkan saat koneksi internet outlet sedang terputus.

Stok Lebih Tertib

Gudang pusat dan cabang menggunakan referensi data yang sama sehingga mengurangi selisih dan duplikasi stok.

Laba Lebih Akurat

HPP dihitung otomatis dari rollup resep sehingga margin laba yang tersaji ke pimpinan lebih dapat dipercaya.

Kemitraan Fleksibel

Skema implementasi, infrastruktur, dan pembiayaan (3 opsi) dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan skala unit usaha.

III. Ekosistem eGudang

eGudang mengusung konsep All-in-One Platform untuk operasional gudang dan ritel, dengan dua pola pemanfaatan:

Terintegrasi dengan Institusi Pendidikan

Bagi Universitas (eCampus), Sekolah (eSchool), atau Pondok Pesantren (ePesantren) yang memiliki kantin, koperasi, toko kampus, atau gudang sendiri, eGudang terhubung langsung dengan data mahasiswa, siswa, santri, dan pegawai yang sudah ada.

Berdiri Sendiri (Standalone)

Jaringan ritel, koperasi, atau bisnis multi-outlet yang tidak bernaung di bawah institusi pendidikan — termasuk yang didanai investor — dapat mengimplementasikan eGudang secara independen.

Prinsip Desain Ekosistem

eGudang tidak hanya berperan sebagai aplikasi pencatatan, tetapi sebagai tulang punggung operasional digital yang menghubungkan kasir (POS), gudang, HPP, akuntansi, dan pengadaan dalam satu ekosistem kerja yang konsisten dan teraudit penuh.

Hak Akses Bertingkat

Kasir, petugas gudang, tim pengadaan, dan tim akuntansi hanya melihat menu dan data sesuai kewenangan.

Kasir Offline-Ready

POS dapat dipasang sebagai aplikasi (installable) dan tetap mencatat transaksi secara lokal saat internet terputus, lalu tersinkron otomatis.

Siap Dikembangkan

Arsitektur telah disiapkan untuk perluasan ke Ekspedisi, Investor, dan Kepegawaian Outlet secara bertahap.

Tata Kelola Tertib

Mendukung jejak audit penuh, validasi berlapis, dan rekam historis aktivitas untuk kebutuhan pengawasan internal.

Fleksibilitas Infrastruktur (Solusi Dual Model)

Sistem ini dirancang adaptif untuk merespon kebijakan keamanan data dan pola operasional outlet Anda melalui tiga skema pemasangan (deployment):

IV. Rincian Modul & Fungsionalitas Sistem

Modul eGudang berikut ini merupakan cakupan inti yang telah dibangun, diuji, dan dikeraskan (hardened) — bukan sekadar rencana di atas kertas.

POSMulti-outlet, offline-first
GudangHierarki pusat-cabang, teraudit
HPPRollup resep otomatis
PengadaanPR sampai pembayaran

A. Kasir (POS) Multi-Outlet & Offline-First

B. Gudang & Rantai Pasok

C. HPP & Akuntansi Terintegrasi

D. Pengadaan (Procurement)

E. Dashboard Analitik & Laporan

F. Keamanan Data & Jejak Audit

G. Aplikasi Klien: POS Desktop, POS Android & Stok Opname Android

Berbeda dari modul lain yang masih dalam roadmap, ketiga aplikasi klien berikut sudah selesai dibangun dan sudah dirilis resmi — dapat langsung diunduh dan diuji coba sejak dokumen ini disusun:

Tautan unduh resmi (GitHub Releases, gratis): POS Kasir Desktop · POS Kasir Android · Stok Opname Android

Keunggulan Integrasi Modul

Kekuatan utama eGudang terletak pada keterhubungan antar modul. Transaksi dari kasir dapat langsung menjadi dasar pergerakan stok, perhitungan HPP, posting jurnal, hingga laporan manajemen — sehingga unit usaha memperoleh alur kerja yang lebih hemat waktu dan konsisten.

V. Roadmap Pengembangan: Ekspedisi, Investor & Kepegawaian Outlet

Di atas fondasi POS, Gudang, HPP/Akuntansi, dan Pengadaan yang telah berjalan, arsitektur eGudang telah disiapkan untuk perluasan berikut secara bertahap dan aditif, tanpa mengganggu operasional yang sedang berjalan:

01
Fase Fondasi: POS, Gudang, HPP/Akuntansi, Pengadaan Telah Tersedia

Modul inti pada Bab IV telah dibangun, diuji, dan digunakan — bukan sekadar rencana.

02
Ekspedisi (Distribusi/Logistik) Roadmap - Dalam Perancangan

Rute pengiriman multi-titik dari gudang ke beberapa outlet dalam satu perjalanan, manifest pengiriman, bukti serah terima, dan pelacakan kendaraan/BBM. Sudah dipetakan secara arsitektural, rilis bertahap direncanakan.

03
Investor (Bagi Hasil) Roadmap - Dalam Perancangan

Model bagi hasil 3-fase yang dapat dikonfigurasi per perjanjian investasi (Fase 0 sebelum BEP pertama: porsi investor lebih besar; Fase 1 antara BEP pertama dan kedua: porsi mulai menyeimbang; Fase 2 setelah BEP kedua: porsi perusahaan meningkat). Persentase tidak pernah dikunci baku (hardcoded), melainkan dikonfigurasi per perjanjian/outlet/brand/tanggal efektif, dilengkapi portal investor real-time (modal, fase berjalan, persentase, akumulasi bagi hasil, jarak menuju BEP berikutnya).

04
Kepegawaian Outlet Roadmap - Konfigurasi Lanjutan

Menggunakan kembali mesin penggajian dan presensi yang sudah matang dan telah dipakai untuk tenaga pengajar (komponen gaji berbasis formula, presensi berbasis shift dengan geofencing, cuti melalui alur persetujuan yang sama) — perluasan ke pegawai ritel/gudang bersifat pekerjaan konfigurasi, bukan rekayasa dari nol.

Mengapa Urutan Ini Penting

Skema bagi hasil investor pada banyak sistem sejenis dihitung secara kasar langsung dari omzet kotor. Pendekatan kami sengaja berbeda: distribusi ke investor baru dibangun setelah angka Laba Bersih (setelah HPP, biaya operasional, penyusutan, pajak, dan komponen lain) benar-benar akurat — karena itulah fondasi HPP dan akuntansi otomatis pada Bab IV dibangun lebih dahulu. Urutan pengerjaan ini sendiri merupakan nilai jual: angka yang benar dahulu, baru distribusi bagi hasil dibangun di atasnya.

VI. Metodologi Implementasi & Pendampingan

Implementasi eGudang dilakukan secara bertahap agar proses migrasi data, pelatihan kasir dan petugas gudang, konfigurasi, dan adopsi pengguna dapat berjalan terkendali.

01
Assessment Kebutuhan & Pemetaan Alur Operasional

Mengidentifikasi kondisi eksisting, alur transaksi-stok-pembukuan, dan prioritas modul yang akan diaktifkan.

02
Konfigurasi Sistem & Migrasi Data Awal

Menyiapkan master gudang/lokasi, produk/resep, harga, hierarki outlet, dan hak akses pengguna.

03
Pelatihan Kasir, Petugas Gudang & Tim Akuntansi

Memberikan pendampingan penggunaan modul kepada kasir, petugas gudang, tim pengadaan, dan tim akuntansi.

04
Go-Live Bertahap & Monitoring

Sistem mulai digunakan pada modul prioritas, dilanjutkan pemantauan dan dukungan teknis sesuai kebutuhan.

Ruang Lingkup Pendampingan

Konfigurasi

Pengaturan parameter sistem, master data gudang/produk, hak akses, dan kebutuhan awal operasional.

Pelatihan

Transfer knowledge kepada kasir, petugas gudang, tim pengadaan, dan tim akuntansi agar mampu menjalankan sistem secara mandiri.

Dukungan Teknis

Bantuan teknis selama proses implementasi, penyesuaian alur operasional, dan pendampingan saat go-live.

VII. Skema Harga

Skema harga eGudang disusun secara berjenjang (tiered) agar biaya berlangganan selaras dengan skala usaha: unit usaha dengan sedikit outlet membayar sesuai kebutuhan minimalnya, sementara unit usaha dengan banyak outlet memperoleh harga per unit yang semakin efisien. Struktur ini terdiri dari dua komponen yang dijumlahkan setiap bulan.

Formula Biaya Bulanan

Biaya Bulanan = Paket Modul Pusat + Biaya POS Pertama (tiap Outlet) + Biaya POS Tambahan. Dengan kata lain, setiap Outlet dikenakan biaya POS pertama untuk terminal kasir utamanya, sedangkan terminal kasir tambahan pada Outlet yang sama dikenakan tarif POS tambahan yang lebih rendah. Di tingkat perusahaan/yayasan, satu Paket Modul Pusat dipilih untuk mengonsolidasikan seluruh Outlet.

A. Harga POS per Terminal (per Outlet)

Semakin banyak jumlah Outlet yang didaftarkan, semakin rendah tarif per unit POS yang berlaku.

Jumlah Outlet POS Pertama / bulan POS Tambahan / bulan / unit
1 – 5 Outlet Rp 249.000 Rp 99.000
6 – 20 Outlet Rp 225.000 Rp 85.000
21 – 50 Outlet Rp 199.000 Rp 75.000
Lebih dari 50 Outlet Mulai Rp 175.000 Mulai Rp 60.000

Biaya POS pertama sudah mencakup: transaksi penjualan, pembayaran tunai & nontunai, shift kasir, stok outlet, harga & diskon, data pelanggan, retur & pembatalan, laporan penjualan, pengguna & hak akses, mode offline-first, sinkronisasi transaksi, serta backup cloud standar. Biaya ini belum termasuk perangkat keras (perangkat kasir, printer, scanner) dan biaya jaringan internet di lokasi Outlet.

B. Paket Modul Pusat (per Perusahaan/Yayasan)

Paket Modul Pusat dipilih satu kali untuk seluruh jaringan Outlet, bukan per outlet, dan mencakup fungsi konsolidasi, pengadaan, hingga akuntansi.

Central Basic

Konsolidasi Dasar

Rp 750.000 / bulan
  • Termasuk: Dashboard pusat, stok konsolidasi, transfer antaroutlet, pembelian sederhana.
  • Cocok untuk: Unit usaha yang baru mulai mengonsolidasikan banyak outlet.

Central Professional

Rantai Pasok & Produksi

Rp 1.500.000 / bulan
  • Termasuk: Gudang pusat, pengadaan (PR/PO), distribusi, pengiriman, produksi & HPP.
  • Cocok untuk: Unit usaha dengan rantai pasok/produksi aktif.

Full Integrated Suite

End-to-End

Rp 2.500.000 / bulan
Paket Paling Lengkap
  • Termasuk: Seluruh modul pusat, ditambah akuntansi, kepegawaian, investor, BEP, audit & analitik.
  • Cocok untuk: Unit usaha yang ingin satu sistem end-to-end.
Aspek Central Basic Central Professional Full Integrated Suite
Biaya Bulanan Rp 750.000 Rp 1.500.000 Rp 2.500.000
Cakupan Gudang & Produksi Konsolidasi & transfer dasar Gudang pusat, PR/PO, distribusi, produksi, HPP Seluruh cakupan Central Professional
Cakupan Akuntansi & Investor Belum tersedia Belum tersedia Akuntansi, investor, BEP, audit & analitik
Cocok Untuk Awal konsolidasi banyak outlet Rantai pasok/produksi aktif Sistem end-to-end satu atap

Simulasi Estimasi Biaya Total

Ilustrasi berikut mengasumsikan rata-rata 2 unit POS per Outlet dan Paket Modul Pusat Full Integrated Suite.

Skala Outlet Estimasi Biaya POS Paket Modul Pusat Estimasi Total / bulan
5 Outlet Rp 1.740.000 Rp 2.500.000 Rp 4.240.000
10 Outlet Rp 3.100.000 Rp 2.500.000 Rp 5.600.000
30 Outlet Rp 8.220.000 Rp 2.500.000 Rp 10.720.000
Biaya Implementasi Awal & Opsi Pembayaran Lain

Selain biaya bulanan di atas, terdapat biaya implementasi awal (sekali bayar) untuk instalasi, konfigurasi, migrasi data, dan pelatihan pengguna:

  • 1 Outlet: Rp 1,5 – 3 juta.
  • 2 – 5 Outlet: Rp 5 – 10 juta.
  • 6 – 20 Outlet: Rp 15 – 25 juta.
  • 21 – 50 Outlet: Rp 30 – 50 juta.
  • Implementasi modul pusat tambahan: Rp 10 – 30 juta, tergantung kompleksitas integrasi.

Opsi Harga Tahunan: tersedia skema pembayaran tahunan (prabayar) dengan penghematan setara kurang lebih 2 bulan biaya berlangganan dibandingkan pembayaran bulanan.

Opsi Pelengkap – Bagi Hasil per Transaksi: bagi unit usaha yang ingin memulai tanpa biaya implementasi di muka, tersedia alternatif skema Bagi Hasil sebesar Rp 50 – Rp 100 per transaksi, dengan nilai minimum yang disetarakan dengan biaya langganan POS reguler.

Keterbukaan Negosiasi Kemitraan

Struktur harga berjenjang di atas — Paket Modul Pusat, tarif POS per Outlet, biaya implementasi, maupun opsi Bagi Hasil per Transaksi — merupakan standar acuan yang tetap terbuka untuk dinegosiasikan dan disesuaikan sesuai skala jaringan Outlet, kompleksitas kebutuhan, dan kesepakatan akhir. Kami sangat terbuka untuk merumuskan skema yang paling sesuai agar sistem ini dapat segera memberikan manfaat nyata bagi unit usaha Anda.

VIII. Penutup & Ajakan Kerja Sama

Komitmen Kemitraan

Kami tidak hanya menawarkan aplikasi, tetapi menawarkan pendampingan transformasi proses kerja operasional. Dengan kerja sama yang terarah, eGudang diharapkan menjadi fondasi digital yang memperkuat kecepatan layanan, akurasi pembukuan, dan pertumbuhan unit usaha dalam jangka panjang.

Melangkah ke Masa Depan Operasional Gudang & Ritel Digital

eGudang dibangun di atas ekosistem Enterprise Education yang telah teruji dan dipercaya oleh puluhan institusi pendidikan. Modul eGudang menghadirkan pendekatan yang sama untuk operasional gudang dan ritel: satu platform, terintegrasi, teraudit, dan siap berkembang bersama pertumbuhan bisnis Anda.

Silakan jalin komunikasi dengan representatif konsultan kami untuk melakukan penjadwalan presentasi, diskusi teknis konfigurasi migrasi, atau sesi negosiasi pendalaman kerja sama.

Tim Pusat Enterprise Education - Modul eGudang

021-74718187
Jl. Lembah Pinus Raya A3/87 Pamulang Timur, Kec. Pamulang, Tangerang Selatan 15417
Diajukan oleh
Tim eGudang - Enterprise Education
Tanda tangan dan nama jelas
Diterima / Ditinjau oleh
Calon Mitra Unit Usaha
Tanda tangan dan nama jelas
Dokumen ini bersifat konfidensial dan ditujukan untuk kebutuhan evaluasi kerja sama. Informasi di dalamnya tidak untuk disebarluaskan tanpa persetujuan pihak terkait.
© 2026 Enterprise Education (eCampus, eSchool, ePesantren). Seluruh hak kekayaan intelektual dilindungi. Dokumen proposal penawaran ini bersifat konfidensial.